展示会はイベントの一種ですが、自由に回遊する展示会と、開始時刻が決まった体験会では、備品が必要になるタイミングが異なります。会期全体の来場者数だけでカウンターや相談席を決めると、開場直後に不足したり、使わない備品が増えたりします。
この記事では、受付・相談の必要数を考える計算例と、レンタル備品を受け取ってから返却するまでの日程の組み方を紹介します。掲載する人数や時間は計画用の仮定で、各商品の仕様・料金・標準納期を示すものではありません。
必要な備品の組み合わせを考える際は、セットディスプレイもご確認ください。
1．催しの名称より人が集まる時間帯を見る
回遊型と時間指定型で必要な備品が変わる
確認したいポイント：同じ来場者100人なら、同じ備品数でよいでしょうか。
結論：1日かけて来る100人と、開始前の短時間に来る100人では、受付の負荷が違います。
| 運営の例 | 人の集まり方 | 確認する備品 |
|---|---|---|
| 回遊型の商品展示 | 時間帯で増減しながら訪問 | 展示台・相談用カウンター・資料置き場 |
| 予約制の体験会 | 開始前と入れ替え時に集中 | 受付・体験用テーブル・荷物置き場 |
| 発表と展示を併設 | 発表終了後に展示側へ移動 | 案内表示・実演台・追加の受付対応場所 |
まずは開場、実演開始、終了の時刻を並べ、いつ何人を案内するかを書き出します。主催者の共通受付で済む手続きと、自社で行う受付も分けてください。
2．受付数は対応時間とピーク人数から考える
理論上の対応人数には余裕を加える
結論：1人あたりの処理時間を測り、混雑する時間帯に処理しきれるか確認します。
例えば受付1件に平均2分かかると仮定すると、1つの受付窓口の理論上の処理人数は60÷2＝30人／時です。2窓口なら60人／時ですが、45人が最初の15分に来る場合、この15分間に処理できるのは2×15÷2＝15人で、単純計算でも30人が残ります。
実際には質問、記入不備、到着時刻の偏りもあります。全時間を処理に使える理論値を、そのまま受入目標にしないでください。人数を増やすだけでなく、事前登録や記入場所の分離も検討します。
「受付窓口2つ」が必ず「カウンター2台」を意味するわけではありません。天板寸法、機器、スタッフの動きから、実際の台数を決めましょう。
3．相談席と体験台は同時利用数で決める
接客時間に入れ替え時間を加える
確認したいポイント：相談用テーブルを何台用意すればよいでしょうか。
結論：1枠の所要時間と対応者数から、同時に使える席を考えます。
相談20分、記録と入れ替え10分を仮定すると、1枠は30分です。1つの相談スペースで1時間に2組、2スペースなら4組が計画上の枠数になります。ただし、同時に対応できるスタッフが1人なら、席だけ増やしても同時対応は増えません。
体験台の場合は、商品本体の寸法だけでなく、作業する手元、配布物、荷物の置き場を確認します。椅子を引いた状態やスタッフが通る場所も含めて、設置可能かを判断してください。
受付と商品説明を兼ねるカウンターは、同じ時刻に両方の役割が重ならないか確認しましょう。
4．セット内容と追加備品を1枚の一覧にまとめる
本体・表示面・付属品を別項目で照合する
セットを選ぶ場合は、写真に写っているものがすべて付属するとは限りません。本体、印刷面、収納ケース、照明、接続部品など、商品説明と見積書で確認します。
- 会場や主催者から提供されるもの
- 自社で持ち込むもの
- レンタルするもの
- 別途製作・購入するもの
同じ備品が複数の担当者から発注されないよう、品名、数量、受取担当、設置場所、返却担当を一覧にします。電源を使うものは、会場側の申請や配線条件も確認してください。
5．会期ではなく受取から返却までの日程で手配する
利用日数と料金の数え方を確認する
結論：会期前の確認と会期後の梱包・返送を含めて、必要な期間を伝えます。
例えば水・木・金の3日間の催しで、火曜に受け取って組み立て、土曜に返送する計画なら、手元に置く日程は火曜から土曜の5日間です。これは日程の例で、レンタル料金が必ず5日分になるという意味ではありません。
料金の起算日と終了日、返却が発送日基準か到着日基準か、休業日を挟む場合の扱いを確認します。会場直送では、受取可能な時間、小間番号の記載、担当者の連絡先をそろえましょう。
見積もりは同じ条件の総額で比べる
比較する費用は、本体レンタル料だけでなく、往復送料、印刷物、設営・撤去、期間延長など必要な項目を含めます。税込・税別をそろえ、どこまで含まれる見積もりかを確認すると判断しやすくなります。
6．返却まで担当を決めて過不足を防ぐ
受取時の内容を撤収時にも確認する
届いたら本体と部材を照合し、梱包材の保管場所を決めます。撤収時に別の担当者が作業するなら、収納方法やケースの組み合わせも共有してください。
- 必要数はピーク時の運営に合っている
- 人と荷物を含めて会場内に配置できる
- 印刷物や付属品の範囲を確認している
- 受取日時と返却条件が決まっている
- 梱包材の保管場所と撤収担当が決まっている
展示会とイベントの違いを備品計画に反映するなら、総来場者数より「いつ、何人が、何をするか」を具体化しましょう。対応時間と同時利用数、受取から返却までの予定が、必要なレンタル備品を決める手がかりになります。