展示会の出展準備で備品をレンタルするとき、「いつから借りればよい？」「会場で受け取れる？」「返却には何が必要？」と迷うことはありませんか。
レンタル備品の準備では、商品を選ぶだけでなく、使用する日程・受け取り方法・設営・返却までを一緒に確認することが大切です。
この記事では、初めて展示会を担当する方に向けて、必要な備品の整理から注文前の確認、搬入当日の検品、会期後の返却までを分かりやすく紹介します。
ブースで使うディスプレイや什器を検討している方は、こちらの商品もご確認ください。
展示会出展準備では必要な備品と数量を整理する
ブースで行うことから必要なものを考える
最初に、ブースでどのような対応をするかを決めましょう。商品展示、受付、実演、商談など、行うことを整理すると必要な備品が見えてきます。
- 商品展示：商品を置く什器や展示台
- 受付：来場者への案内や資料の受け渡しに使うカウンター
- ブース装飾：社名やサービス内容を表示するディスプレイ
- 商談：打ち合わせに使うテーブルや椅子
- 実演：作業台や、機器の使用に必要な設備
必要なものを一覧にしたら、それぞれに数量と使用目的を書き添えます。「とりあえず多めに借りる」のではなく、配置できるスペースと当日の運営に合わせて考えてください。
主催者が用意する備品と持ち込むものを確認する
出展プランによっては、基本の備品が含まれている場合があります。主催者の案内や申し込み内容を確認し、すでに用意されているものを重複して手配しないようにしましょう。
準備リストは、「主催者が用意するもの」「自社で持ち込むもの」「レンタルするもの」に分けると管理しやすくなります。備品名だけでなく、サイズや数量まで確認することが大切です。
レンタル期間は搬入から返却までを含めて確認する
開催日だけでなく設営日と撤去日も整理する
備品が必要になるのは、展示会の開催中だけではありません。前日に設営する場合や、終了翌日に返送する場合もあるため、まずは全体の日程を書き出します。
- 備品を受け取りたい日
- ブースへ搬入して設営する日
- 展示会の開催日
- 備品を解体して梱包する日
- 返送または回収を予定する日
レンタル期間の数え方や返却期限は、注文先の条件に合わせて確認してください。発送日・到着日・返送日などのうち、どの日が期間に含まれるかを自己判断しないようにしましょう。
在庫と手配に必要な日数を確認する
使用したい商品が決まったら、希望する日程と数量で手配できるかを確認します。複数の商品を組み合わせる場合は、一部だけ不足しないようにまとめて確認しましょう。
印刷面を伴うディスプレイを検討する場合は、本体のレンタルに加えて、印刷物の手配が必要かも確認します。必要に応じて、原稿作成・社内確認・入稿・製作の時間を予定に含めてください。
日程や数量が変わる可能性がある場合は、変更できる期限やキャンセルの条件も注文前に確認しておくと、社内で判断しやすくなります。
サイズ・付属品・設営方法を注文前に確認する
設置する寸法と搬入する寸法を分けて確認する
ブースに置けるかを確認するときは、備品本体だけでなく、脚や土台などを含めた設置寸法を見ます。来場者の移動やスタッフの作業に必要なスペースも残しましょう。
また、組み立て後の寸法と梱包時の寸法は異なります。車両に積めるか、搬入口やエレベーターを通せるかなど、運搬する経路も確認してください。
カウンターを使う場合は、天板に置く資料や機器のサイズ、スタッフが立つ場所、来場者へ資料を渡す動作まで考えて配置を決めます。
受付や案内に使うカウンターを検討している方は、こちらをご覧ください。
本体以外に必要なものを確認する
商品名や写真だけで判断せず、レンタルに含まれるものと、別途用意するものを確認します。セット商品についても、必要なアイテムがすべて含まれているとは限らないため、セット内容を一つずつ確認しましょう。
- 本体・脚・棚板・接続部品などの構成
- 印刷物や表示面の有無と、その手配方法
- 電源アダプターやケーブルなどの付属品
- 組み立てに必要な人数・工具・作業時間
- 使用できる場所や、載せられるものの条件
照明付きのディスプレイを使う場合は、必要な電源と会場側の電源申請を確認してください。設営サービスの有無や、誰が組み立てるかも事前に明確にしておきましょう。
光を使ったブース装飾を検討している方は、セゴライトボックスの商品内容をご確認ください。
納品先と会場での受け取り方法を決める
自社で受け取るか会場への納品を希望するか決める
自社で受け取ってから会場へ運ぶ場合は、事前に検品する時間を取りやすくなります。その一方で、保管場所や会場までの運搬方法を用意する必要があります。
会場への納品を希望する場合は、まずレンタル会社が対応できるかを確認します。あわせて、主催者が指定する受け取り可能な日時や配送条件を確認してください。
会場の住所を指定するだけでは受け取れない場合もあるため、送り状に必要な情報を整理しておきましょう。
- 展示会名・会場名・ホール名
- 出展社名と小間番号
- 納品先として指定された住所や場所
- 受け取り可能な日時
- 現地で受け取る担当者名と連絡先
受け取り担当者と当日の連絡先を共有する
荷物が届く時間帯に、誰が受け取るかを決めておきます。受け取り担当者には、注文内容、荷物の個数、納品予定、問い合わせ先を共有しましょう。
運送会社による配達が、ブース内への運搬や設置まで含むとは限りません。受け渡し場所と、その後の移動を誰が担当するかも確認してください。
台車が必要な場合は、会場で使用できるか、どこで用意するかを事前に確認しておきましょう。
受け取り後は検品して梱包材を保管する
数量・状態・動作を確認する
備品を受け取ったら、注文内容と照らし合わせて確認します。不足や破損に気付いた場合は、状態を写真に残し、レンタル会社へ連絡してください。
- 注文した商品と数量が合っている
- 付属品や接続部品がそろっている
- 本体に目立つ破損や使用に支障のある箇所がない
- 説明書や案内された手順を確認できる
- 電源を使う商品は、指定の方法で動作を確認できる
組み立てや接続で分からないことがあれば、無理に作業を進めず、案内された窓口へ確認します。会期中の問い合わせ先も、スタッフ間で共有しておきましょう。
ケース・緩衝材・返送用書類をまとめる
受け取り時の箱や収納ケース、緩衝材が返却に必要な場合があります。開梱するときは梱包の状態を写真に残し、捨ててよいものか分からない資材は確認してから扱ってください。
複数のレンタル品がある場合は、どの商品に使うケースや梱包材か分かるように整理します。商品本体やケースへのラベル貼付は、許可された方法で行いましょう。
保管場所は通路や避難経路をふさがない位置に確保し、返送用の送り状や案内書類もまとめておきます。
会期後の返却手順を開催前に決めておく
撤去・梱包・引き渡しの担当者を決める
展示会が終わってから返却方法を調べ始めると、撤去時間の中で作業が重なることがあります。開催前に、誰が解体し、誰が付属品を確認し、誰が引き渡すかを決めておきましょう。
返却期限は、「発送する期限」なのか「返却先へ到着する期限」なのかを確認してください。集荷を利用する場合も、手配する人、集荷場所、引き渡し可能な時間を明確にします。
会場から返送できるか、回収サービスを利用できるかは、会場とレンタル会社の条件によって異なります。希望する方法が利用できるかを事前に確認しましょう。
返却チェックリストで忘れ物を防ぐ
撤去時は、自社で持ち込んだものとレンタル品が混ざらないように分けます。返却対象は注文時や納品時のリストで確認してください。
- 本体・脚・棚板など、返却する部材がそろっている
- ケーブル・電源アダプター・接続部品がそろっている
- ケースの中に自社の資料や私物が残っていない
- 汚れや破損がある場合は、案内された窓口へ連絡した
- 指定された方法で梱包した
- 返送先・送り状・荷物の個数を確認した
- 発送控えや引き渡しの記録を保管した
会期中に不具合が起きた場合や部品が見つからない場合は、そのままにせず返却前に連絡します。清掃や補修についても、自己判断で薬剤を使ったり加工したりせず、指定された方法に従ってください。
展示会のレンタル備品は、商品選びとあわせて、受け取りから設営、会期後の返却までを一つの流れとして準備することが大切です。
必要な数量と使用日程を整理し、付属品や受け渡し条件を確認しながら手配を進めましょう。ブースの用途と設置スペースに合わせて、こちらの商品をご確認ください。
