展示会ブース設計でレンタル備品を使うとき、「必要なものは決まったけれど、小間の中に置けるだろうか」と迷うことはありませんか。
配置を考える際は、備品を置く面積に加えて、人が立つ場所・動く場所・作業する場所を確保することが大切です。
この記事では、レンタルするディスプレイや什器、カウンターの配置を決めるときに確認したい6つのポイントを紹介します。
使用する備品の候補を確認したい方は、こちらをご覧ください。
1．小間の条件を図面に書き込む
幅と奥行きだけでなく使える範囲を確認する
最初に、主催者から届いた図面で小間の幅・奥行き・通路に面する方向を確認します。柱や設備、隣接ブースとの境界など、配置に影響する条件も書き込みましょう。
申し込んだ小間の面積と、実際に備品を置ける範囲が同じとは限りません。設置範囲や高さなどの条件は、出展マニュアルで確認してください。
会場側が用意するものを先に配置する
壁面や電源位置など、自由に動かせないものから図面に反映します。出展プランに含まれる備品も確認し、追加で借りるものと重複しないようにしましょう。
2．備品は土台や脚を含めた寸法で配置する
正面の幅だけで置けると判断しない
ディスプレイは表示面が薄くても、土台や脚が前後に出る場合があります。什器も棚板だけでなく、本体全体の幅・奥行き・高さを確認してください。
候補商品の設置寸法を図面に反映し、隣の備品と重ならないかを確認します。寸法が分からない部分は、注文前に問い合わせましょう。
人が使うときに必要な余裕を加える
備品の周囲には、商品を取り出す、資料を渡す、椅子を引くなどの動作に必要な場所を残します。「置けるか」と「使えるか」を分けて確認することがポイントです。
3．カウンターはスタッフの立ち位置と一緒に決める
天板に置くものを整理する
受付用カウンターには、資料や名刺入れ、受付端末などを置くことがあります。使用するものを書き出し、天板に収まるか、来場者へ資料を渡す場所が残るかを確認しましょう。
カウンターの後ろで動けるか確認する
カウンター本体が収まっていても、後ろにスタッフが立てなければ運用できません。複数人で対応する場合は、すれ違いや資料の補充も想定して配置します。
入口付近に置く場合は、来場者が立ち止まったときにブースへの出入りを妨げない位置を検討してください。
4．ディスプレイと配線の位置を合わせて考える
見せたい方向と電源位置を確認する
照明付きのディスプレイを使用する場合は、見せたい方向だけでなく電源位置も確認します。必要な電源容量や付属ケーブルの内容を確認し、会場側への申請が必要かを調べておきましょう。
人が歩く場所を横切らない配置を検討する
配置を決めたあとに配線を考えると、入口やスタッフの移動経路をケーブルが横切ることがあります。図面上で配線経路も確認し、会場のルールに従って処理方法を決めてください。
セゴライトボックスを検討する場合も、設置寸法・電源・付属品を商品ごとに確認しましょう。
5．収納ケースと補充用品の置き場所を確保する
展示に使わない荷物も配置計画に含める
レンタル備品の収納ケースや返却用の梱包材にも保管場所が必要です。カタログの補充分、スタッフの荷物などとあわせて、どこに置くかを決めておきましょう。
カウンターに収納機能があるとは限りません。外観だけで判断せず、内部の使い方や収納できる寸法を確認してください。
取り出す順番も考える
頻繁に使う資料や補充品は取り出しやすい場所へ、会期中に使わない梱包材は別の場所へ整理します。会場に荷物の保管サービスがある場合は、利用条件を確認しましょう。
6．注文前に実際の動きを試す
床に寸法を再現して配置を確認する
可能であれば、社内の空きスペースに備品の設置範囲を再現します。床に使える養生テープなどで位置を示し、スタッフ役と来場者役に分かれて動いてみましょう。
- 入口から入り、展示を見る場所まで移動できる
- カウンターの前に人が立っても出入りできる
- スタッフが資料を補充できる
- ディスプレイの土台が足元の動きを妨げない
- ケースや荷物の保管場所が確保されている
配置が決まったら商品名と数量を確定する
確認した配置図には、商品名・寸法・数量を記載します。候補商品を変更するときは、似た外観でも設置寸法が変わる可能性があるため、図面も更新しましょう。
レンタル備品を使った展示会ブース設計では、本体の寸法・人が動く場所・荷物の保管場所を一緒に考えることが大切です。配置を確認してから、必要な商品と数量を決めましょう。
