展示会とは、企業や団体などが商品・サービスを紹介し、来場者との商談や交流につなげる催しです。初めて出展するときは、展示内容に加えて、会場に何が用意されているかを知ることも大切です。
出展を申し込めば、机や背景パネルがすべてそろうとは限りません。この記事では、会場設備と自分たちで準備する備品の違いを、初出展の方に向けて解説します。
必要な備品を組み合わせて検討したい方は、レンタルセットもご確認ください。
1．展示会の小間とブースは何を指す？
まずは出展する区画を知る
小間とは、展示会場で出展者に割り当てられる区画の単位です。その場所に展示台や装飾を配置して、来場者を迎える空間をつくります。ブースという言葉は、その展示スペース全体を指すときに使われます。
一小間の寸法や付属設備は展示会によって異なります。面積だけで判断せず、申込プランの図面と設備一覧を確認しましょう。
2．出展料金に含まれる設備を確認する
壁・机・電源を別々に確認する
スペースのみのプランもあれば、壁面や社名表示、机などが付くプランもあります。「標準装備」「基本セット」と書かれていても、内容は主催者やプランごとに違います。
- 壁面や床材の有無
- 机と椅子の数量・寸法
- 社名表示の有無と内容
- 電源や照明の申込方法
足りないものを調べてから手配すると、同じ備品を重複して用意するのを防げます。
3．備品は会場で行うことから選ぶ
受付・展示・相談に必要なものを整理する
カウンターは受付や短い説明、展示台は実物の紹介、テーブルと椅子は詳しい相談に使えます。必要かどうかは、商品と接客の方法から判断しましょう。
例えばリュックを紹介するなら、置いて見せる台に加え、手に取って背負える余地が必要です。備品の数だけでなく、スタッフと来場者が使うスペースも含めて配置を考えます。
受付用の台を準備する場合は、カウンターの設置寸法も確認してください。
4．レンタルと購入は使う回数や管理方法で考える
本体以外の費用と作業も含める
レンタルは必要な期間だけ備品を借りる方法です。購入は繰り返し使う場合の選択肢になりますが、保管場所や輸送、点検も考える必要があります。
レンタルなら必ず安くなるとは限りません。利用料、往復送料、印刷費、設営にかかる費用など、見積もりに含まれる範囲を比べましょう。印刷面が購入扱いになる商品もあるため、本体と印刷物の扱いを分けて確認します。
5．使用日だけでなく搬入から返却まで確認する
受け取る人と返す人を決める
開催日より前に設営する場合は、その日までに備品が必要です。レンタル期間の数え方と返却期限、会場で受け取れる日時を確認して手配しましょう。
届いたら本体、付属品、説明書を照合します。会場への直送では、送り状に必要な情報と受取担当者を共有してください。梱包箱や収納ケースは、返却まで保管する場所を決めておきます。
6．撤収と返却までが備品準備の一部
返却するものを一覧にしておく
会期終了後は、部材の点数を確認して指定の方法で梱包します。返送する備品と自社で持ち帰る印刷物を分けておくと、作業を進めやすくなります。
- 返却期限と集荷方法を確認する
- 収納ケースと付属品をそろえる
- 破損や不足があれば貸出元へ連絡する
- 次回も必要な備品を記録する
初出展では、会場設備を確認し、足りない備品だけを手配することから始めましょう。返却まで見通しておくと、当日の展示に集中しやすくなります。
