展示会のカタログスタンドは何台必要？レンタル台数を資料の種類と配布場所から考える

展示会でレンタルするカタログスタンドの台数は、資料の種類だけでなく、配布場所と補充方法を合わせて決めることが大切です。同じ3種類の資料でも、受付にまとめる場合と、入口・展示コーナー・商談席に分ける場合では、必要な台数が変わります。

この記事では、資料サイズの確認から、配布場所ごとの置き分け、補充を考慮した台数の決め方までを紹介します。「何台借りれば足りるのか」「増やすとブースが狭くならないか」と迷っている方は、準備の参考にしてください。

まずは、床置き・卓上など、設置場所に合うカタログスタンドの形を確認してみましょう。

1．カタログスタンドの台数は、配布場所ごとに考える

最初から「展示会には2台必要」と決めるのではなく、誰に、どの資料を、どこで渡すかを整理しましょう。ブースの広さだけでは、必要な台数は決まりません。

「資料の種類」と「資料を置く場所の数」を分ける

会社案内・製品カタログ・サービス案内の3種類を、受付だけで配布する場合を考えてみます。それぞれを取り出せる場所があり、必要な部数が収まれば、1台にまとめる構成を検討できます。

一方、同じ会社案内を入口と商談席の両方に置く場合は、資料が1種類でも配布場所は2か所です。資料の種類が少ないからといって、スタンドも1台でよいとは限りません。

次の順番で整理すると、必要数を絞りやすい

1. 受付・展示コーナー・商談席など、配布する場所を決める。
2. 場所ごとに置く資料の種類を決める。
3. 資料のサイズと、補充までに必要な部数を確認する。
4. 候補商品の収納部に割り振り、各場所の台数を合計する。

すべての資料をすべての場所に置く必要はありません。自由に持ち帰ってほしい資料と、説明後にスタッフが渡す資料を分けると、表に出す資料とスタンドを整理できます。

2．資料のサイズ・厚み・種類を確認する

A4対応でも、収納部と資料の実寸を照らし合わせる

資料の縦横寸法に加え、冊子の厚み、折り方、袋やクリアファイルに入れるかを確認します。A4の資料でも、包装すると幅や厚みが増えるため、収納部に入るかを改めて確認してください。

スタンド本体の幅は、資料を入れられる幅とは異なります。商品ページでは、本体サイズと収納部の対応サイズを分けて確認しましょう。

卓上タイプは、段数だけで選ばない

レンタル1番ドットコムのPR卓上R型ラックA4には、2段のSタイプと3段のMタイプがあります。

Mタイプは段数が多い一方、対応カタログ厚の表記はSタイプと異なります。「段数が多いほど、各段にたくさん入る」とは判断せず、実際の資料を入れたときの収まりと取り出しやすさまで確認しましょう。

3．入口・展示コーナー・商談席で資料を置き分ける

入口では、立ち止まって選べる場所を確保する

入口では、会社案内や総合カタログなど、初めて訪れた方に渡したい資料を中心に置きます。来場者が資料を選んでいるときも、ほかの人がブースへ出入りできる位置にしましょう。

通路に近づける場合も、スタンド本体や脚は出展範囲内に収め、主催者の設置ルールを確認してください。床置きタイプは、本体の設置場所に加えて、人が前に立つ場所も必要です。

展示コーナーでは、目の前の商品に関する資料を置く

複数の製品を展示する場合は、それぞれの近くに関連資料を置く方法があります。説明を聞いた場所で資料を受け取れるようにすると、入口のスタンドへ戻る必要がありません。

ただし、展示コーナーが近接している場合は、1台を共用できることもあります。資料の分類が分かり、来場者同士が取り出す際にぶつからないかを確認して決めましょう。

商談席では、卓上タイプやスタッフからの手渡しを組み合わせる

商談席には、説明中に使う資料や、話した内容に応じて渡す資料を用意します。卓上スタンドを置く場合は、パソコンや筆記用具、資料を広げる場所が残るかも確認してください。

商談ごとに渡す資料が異なるなら、すべてを卓上に並べず、スタッフが必要なものを取り出す運用も選べます。

ブース全体の配置も見直したい方は、レンタル備品の配置と寸法を確認するポイントも参考にしてください。

配布場所が決まったら、床置きと卓上の候補を比べ、置ける寸法と収納条件を確認しましょう。

4．補充方法を決めてから、台数を増やすか判断する

会期分の資料を、すべてスタンドに載せる必要はない

スタンドに置く分と、補充用の在庫は分けて考えます。全配布部数を一度に並べようとすると、詰め込みすぎたり、必要以上に台数を増やしたりする原因になります。

一度に置く部数は「次に補充できるまでに配る見込みの部数」を基準に検討します。来場が集中する時間帯も想定し、担当者がいつ残数を確認できるかを決めておきましょう。

台数を増やす理由が、収納量か混雑かを分ける

• 資料が入りきらない場合：補充頻度や、資料を割り当てる段数を見直す。
• 来場者が1か所に集中する場合：配布場所を分けるか、スタッフの手渡しを組み合わせる。
• 補充担当者が持ち場を離れられない場合：補充役と予備資料の保管場所を見直す。

例えば、ある資料を次の補充までに30部配る想定でも、試し置きで無理なく取り出せる量が20部だった場合、その収納部だけでは計画を満たしません。補充の間隔を短くする、同じ資料を別の収納部にも置く、追加のスタンドを用意するなどの方法を比較します。この数字は考え方を示す仮の例で、商品の収納能力を示すものではありません。

予備資料は、種類ごとに分けて取り出せるようにする

補充用の資料は、資料名が分かる状態で整理します。配布用と見本用、旧版と最新版を混在させないことも大切です。

床置きのマガジンラック4Wポップは、幅760×高さ1325×奥行360mmの4段タイプです。4段という情報だけで収納部数や並べられる種類数を決めず、棚の有効寸法や積載条件を確認してください。

5．資料の種類と配布場所から考えるレンタル台数の構成例

以下は、台数を検討するための構成例です。資料の実寸・厚み・重量が候補商品の条件に合い、予定した部数を無理なく収納できることを前提としています。

このように、同じ3種類の資料でも、1か所にまとめれば1台が候補になり、離れた場所で配るなら複数台が候補になります。資料数を台数へそのまま置き換えず、場所ごとに割り振ってから合計しましょう。

また、人気の資料を2段に分けて置く場合は、その分だけほかの資料に使える段が減ります。種類数に加えて、どの資料に多くの置き場所を割り当てるかも確認してください。

6．注文前に台数・設置寸法・レンタル条件を確認する

候補が決まったら、次の項目をまとめて確認します。台数だけを伝えるよりも、資料と配布場所の条件を合わせて相談すると、適した構成を検討しやすくなります。

• 資料の縦横寸法、厚み、種類数、包装の有無。
• 配布場所ごとの資料の割り当てと、一度に置きたい部数。
• スタンドの収納部寸法、段数、積載条件。
• 床や天板に置ける幅・奥行きと、人が資料を取るための場所。
• 補充する担当者、確認するタイミング、予備資料の保管場所。
• レンタルする型・サイズ・台数と、商品に入数表記がある場合の注文単位。
• 利用期間、納品先、受取可能日時、返送方法、往復の配送費用。

カタログやチラシなどの配布物は、スタンド本体とは分けて準備・確認してください。面板などへの印刷を希望する場合も、本体のレンタル内容と区別して見積もりを確認しましょう。

必要台数は「配布場所ごとの資料の割り当て」と「無理なく補充できる量」から決めることが基本です。まず各場所で使う台数を出し、最後に設置スペースと運営体制に合っているかを見直しましょう。

台数や商品の選定に迷う場合は、資料のサイズ・種類・配布場所・利用日程を添えてご相談ください。注文から返送までの流れは、レンタルガイドで確認できます。